Zusammenfassung von Jobfundus
Bei der Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV) unterstützt die Assistenz zwei Abteilungen des Instituts für Arbeitsschutz. Sie steuert Anfragen und Termine, verwaltet Post und Akten und bereitet Sitzungen, Veranstaltungen sowie Seminare vor und nach. Hinzu kommen die Erstellung verschiedener Unterlagen, Reisekoordination und Vorgänge in SAP. Für den Bereich chemischer und biologischer Einwirkungen begleitet sie außerdem Ringversuche, Projektarbeit und die Aufbereitung von Ergebnissen für Gremien. Gefragt sind passende Berufserfahrung, digitale Kenntnisse sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Aufgaben
Die Assistenz bearbeitet eingehende Anliegen und koordiniert Termine. Sie führt Vorgänge und Unterlagen sowohl digital als auch in Papierform und kümmert sich um die eingehende Post. Zum Aufgabenbereich gehören außerdem die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Seminaren, das Erstellen von Texten, Tabellen, Grafiken, Präsentationen und Druckmaterialien sowie die Planung und Abrechnung von Dienstreisen. Bestell- und Rechnungsanforderungen werden mit SAP erstellt; einzelne Unterlagen können auch auf Englisch nötig sein.
Im Bereich Chemische und biologische Einwirkungen unterstützt die Assistenz die Vorbereitung nationaler und internationaler Ringversuche. Sie wirkt an Projektabläufen mit und koordiniert Arbeitsergebnisse für Gremien, einschließlich der passenden Zusammenstellung und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen.
Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Kenntnisse und Praxis.
- Für die Assistenz im Bereich Chemische und biologische Einwirkungen ist alternativ eine Ausbildung als BTA, CTA oder Laborant/in mit Berufserfahrung in den genannten Aufgabenfeldern möglich.
- Praxis in der Organisation von Büroabläufen.
- Anwendungserfahrung mit SAP sowie MS 365, darunter Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive und SharePoint, außerdem axesWord.
- Grundkenntnisse im Einsatz digitaler und KI-basierter Hilfsmittel für Arbeitsabläufe.
- Eine strukturierte, zuverlässige und einfallsreiche Arbeitsweise sowie Organisations- und Koordinationsvermögen.
- Deutsch und Englisch in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau.
Arbeitsumfeld
Die beiden Abteilungen sind Teil des Instituts für Arbeitsschutz. Dieses unterstützt Träger der gesetzlichen Unfallversicherung bei naturwissenschaftlichen und technischen Fragen zu Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz. Zu seinen Themen gehören unter anderem Forschung, Entwicklung und Prüfungen, Messungen in Betrieben, Beratung, Normungs- und Regelsetzungsarbeit sowie die Bereitstellung von Fachinformationen.
Angebot und Rahmenbedingungen
Die Stelle ist unbefristet und grundsätzlich in Vollzeit vorgesehen; alternativ können die beiden Stellen in Teilzeit aufgeteilt werden. Der Beginn ist sofort möglich. Die Eingruppierung liegt je nach persönlichen und tariflichen Voraussetzungen zwischen EG 8 und EG 9a nach BG-AT. Geboten werden zudem ein zusätzliches Entgelt und eine leistungsbezogene Prämie.
- Flexible Arbeitszeiten und individuelle Teilzeitregelungen.
- 30 Urlaubstage pro Jahr sowie mobiles Arbeiten an bis zu drei Tagen wöchentlich, abhängig vom Stellenprofil.
- Ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz sowie Sport- und Bewegungsangebote.
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und eine betriebliche Altersvorsorge über die VBL.
- Die Arbeitsplätze eignen sich grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte; Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichstellung werden besonders berücksichtigt.