Zusammenfassung von Jobfundus
Bei Kühne Logistics University gGmbH verantwortet die Fachkraft im Zweierteam Prüfungsorganisation, Fallbearbeitung und Auswertungen. Dazu gehören die Planung schriftlicher und mündlicher Prüfungen, die Bearbeitung individueller Anliegen sowie die Pflege von Prüfungsdaten und Abschlussdokumenten. Sie berät Studierende und Lehrende auf Deutsch und Englisch und erstellt Berichte für interne und externe Stellen. Gefragt sind Verwaltungserfahrung, sicherer Umgang mit Regelwerken und Daten sowie sehr gute Excel-Kenntnisse.
Aufgaben im Prüfungsmanagement
In einem Zweierteam übernimmt die Fachkraft eigene Zuständigkeiten rund um Prüfungen und führt die Arbeit an Statistiken und Berichten. Sie organisiert schriftliche und mündliche Prüfungen samt Aufsichten und begleitet deren Vorbereitung, Durchführung und anschließende Bearbeitung.
Zum Aufgabenbereich zählen außerdem die Prüfung von Anträgen und komplexen Einzelfällen, etwa zu Anerkennungen, Ausgleichsmaßnahmen, Rücktritten, Fristen oder vermuteten Täuschungen. Beschlüsse des Prüfungsausschusses werden vorbereitet und umgesetzt.
Daten, Beratung und Abläufe
Die Fachkraft erfasst und kontrolliert Prüfungsergebnisse, führt Akten und erstellt Nachweise sowie Zeugnisse. Sie wertet prüfungsbezogene Daten aus und liefert Berichte für die Hochschulleitung, das Qualitätsmanagement und externe Adressaten; dabei sind einheitliche Maßstäbe, verlässliche Daten und überprüfbare Resultate wichtig.
Studierende und Lehrende erhalten Beratung zu Prüfungsregeln und persönlichen Anliegen auf Deutsch und Englisch. Hinzu kommen die Bearbeitung des Funktionspostfachs sowie die Pflege von Verfahrens- und Fristinformationen; Mitteilungen an Studierendengruppen erfolgen auf Englisch. Zusammen mit der Teamkollegin entwickelt und betreut die Fachkraft Instrumente zur Übersicht über Prüfungsverläufe, Studienfortschritt und maßgebliche Termine. Sie dokumentiert Abläufe, erstellt eine Wissenssammlung und prüft, ob digitale Hilfsmittel, Automatisierung oder KI datenschutzgerecht eingesetzt werden können. Verbesserungen werden geplant und mit der zuständigen Leitung abgestimmt, wobei der laufende Betrieb und verfügbare Kapazitäten zu berücksichtigen sind.
Fachliche Voraussetzungen
- Erfahrung in der Verwaltung mit eigenständiger Bearbeitung komplexer Sachverhalte und Regelwerke.
- Ein bestimmter Studien- oder Berufsabschluss wird nicht verlangt.
- Rechtstexte, Prüfungsordnungen und Verwaltungsvorschriften sicher auslegen und auf konkrete Anliegen anwenden können.
- Kenntnisse zu Datenschutz, Aufbewahrungsregeln und vertraulichen Dokumenten.
- Sehr gute Excel-Fähigkeiten, auch mit umfangreichen Formeln und Pivot-Analysen, sowie CRM-Systemerfahrung.
- Deutschkenntnisse auf C2-Niveau und Englischkenntnisse mindestens auf C1-Niveau.
- Erfahrung im Prüfungsamt und vertieftes Prüfungs- oder Hochschulrecht sind erwünscht.
- Datenaufbereitung, Dashboards, Prozessautomatisierung oder datenschutzbewusste KI-Anwendung sind zusätzliche Pluspunkte; genannt werden Power Query, Power BI und Power Automate.
Persönliche Arbeitsweise
- Analytisch mit sicherem Zahlenverständnis und der Fähigkeit, Auswertungen nachvollziehbar aufzubereiten.
- Verantwortungsbewusst im eigenen Aufgabenbereich und verlässlich in der Abstimmung und gegenseitigen Vertretung im Zweierteam.
- Serviceorientiert, verbindlich und respektvoll, auch bei anspruchsvollen Gesprächen.
- Sorgfältig und strukturiert, mit Blick für Termine, Details und wechselnde Prioritäten.
- Aufgeschlossen gegenüber digitalen Neuerungen und daran interessiert, Abläufe konstruktiv weiterzuentwickeln.
Angebot
Die Ausschreibung nennt eine eigenständige fachliche Funktion mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung des Prüfungsbetriebs sowie dem Einsatz eigener Stärken in Datenanalyse und Berichterstattung.